Contoh dan Cara Tulis Surat Resign yang Profesional ; English dan Melayu

Mengambil keputusan untuk mengundurkan diri daripada jawatan semasa adalah langkah besar dalam kerjaya seseorang. Penting untuk memastikan proses ini dilakukan dengan profesional dan beretika, salah satunya melalui penulisan surat resign yang baik. Artikel ini akan membimbing anda dalam menulis surat pengunduran diri yang tepat, lengkap dengan contoh dan panduan praktikal.

Mengapa Surat Resign Penting?

Menulis surat pengunduran diri bukan sekadar formaliti, tetapi menunjukkan profesionalisme dan rasa hormat kepada majikan. Ia membolehkan syarikat membuat persiapan untuk mencari pengganti dan memastikan peralihan tugas berjalan lancar. Selain itu, ia membantu mengekalkan hubungan baik dengan majikan, yang mungkin berguna di masa hadapan.

Elemen Penting dalam Surat Resign

Surat pengunduran diri harus ringkas, jelas, dan sopan. Berikut adalah elemen-elemen yang perlu disertakan:

1. Tarikh Penulisan Surat: Nyatakan tarikh anda menulis surat tersebut.
2. Maklumat Penerima: Nama dan jawatan individu yang ditujukan surat, biasanya pengurus atau wakil HR.
3. Pengenalan Diri: Nama penuh, jawatan, dan jabatan anda.
4. Pernyataan Pengunduran Diri: Nyatakan hasrat untuk mengundurkan diri dan tarikh akhir bekerja.
5. Sebab Pengunduran Diri (Opsional): Jika sesuai, sertakan alasan pengunduran diri secara ringkas.
6. Ucapan Terima Kasih: Ekspresikan penghargaan atas peluang dan pengalaman yang diperoleh.
7. Kesediaan Membantu Peralihan: Tawarkan bantuan dalam melatih pengganti atau menyelesaikan tugas yang tertunda.
8. Penutup dan Tandatangan: Akhiri dengan ucapan terima kasih dan tandatangan anda.

Contoh Surat Resign (Bahasa Melayu)

Contoh 1: Surat Resign Notis 1 Bulan

Kuala Lumpur, 10 Disember 2024

Kepada:
Encik Ahmad bin Ismail
Pengurus Sumber Manusia
ABC Sdn. Bhd.

Tuan,

Per: Pengunduran Diri daripada Jawatan Eksekutif Pemasaran

Saya dengan ini ingin memaklumkan pengunduran diri saya daripada jawatan Eksekutif Pemasaran di ABC Sdn. Bhd., berkuat kuasa pada 10 Januari 2025. 

Saya amat berterima kasih atas peluang yang diberikan untuk bekerja di syarikat ini dan menghargai pengalaman yang saya peroleh.

Saya bersedia membantu peralihan tugas untuk memastikan kelancaran operasi jabatan. 

Sekian, terima kasih.

Yang benar,  
Ali bin Hassan

Contoh 2: Surat Resign 24 Jam

Kuala Lumpur, 10 Disember 2024

Kepada:
Puan Nurul Aina
Pengurus HR
XYZ Sdn. Bhd.

Puan,

Per: Pengunduran Diri Berkuat Kuasa Serta-Merta

Dengan ini, saya ingin memaklumkan hasrat untuk mengundurkan diri daripada jawatan saya di XYZ Sdn. Bhd., berkuat kuasa serta-merta atas sebab peribadi.

Saya memohon maaf atas sebarang kesulitan yang mungkin timbul dan menghargai segala sokongan yang telah diberikan sepanjang perkhidmatan saya.

Sekian, terima kasih.

Yang benar,  
Siti Aisyah binti Ahmad

Contoh Surat Resign (English)

Example 1: Resignation Letter with One Month Notice

Kuala Lumpur, 10th December 2024

To:  
Mr. John Smith  
HR Manager  
ABC Sdn. Bhd.

Dear Sir,

Subject: Resignation from the Position of Marketing Executive

I am writing to formally resign from my position as Marketing Executive at ABC Sdn. Bhd., effective 10th January 2025.

I am sincerely grateful for the opportunities and guidance provided during my tenure with the company. I have learned a great deal and appreciate the support extended to me.

I am committed to ensuring a smooth transition and am happy to assist in training my replacement.

Thank you once again for everything.

Yours sincerely,  
Ali Hassan

Example 2: Immediate Resignation Letter

Kuala Lumpur, 10th December 2024

To:  
Ms. Sarah Lee  
Human Resources Manager  
XYZ Sdn. Bhd.

Dear Madam,

Subject: Immediate Resignation from My Position

Please accept this letter as formal notice of my resignation, effective immediately, due to unforeseen personal circumstances.

I apologize for the short notice and appreciate your understanding. I am grateful for the opportunity to be a part of XYZ Sdn. Bhd.

Thank you for your support and cooperation.

Yours sincerely,  
Aisyah Ahmad

Panduan Menghantar Surat Resign

1. Patuhi Tempoh Notis: Semak kontrak pekerjaan anda untuk mengetahui tempoh notis yang diperlukan, biasanya satu bulan. Mematuhi tempoh ini menunjukkan profesionalisme dan memberi masa kepada syarikat untuk mencari pengganti.
2. Serahkan Secara Peribadi: Jika boleh, serahkan surat pengunduran diri secara peribadi kepada atasan atau wakil HR. Ini menunjukkan rasa hormat dan membolehkan perbincangan lanjut jika perlu.
3. Simpan Salinan: Pastikan anda menyimpan salinan surat yang telah ditandatangani untuk rekod peribadi.

Soalan Lazim (FAQ)

1. Perlukah saya menyatakan alasan pengunduran diri dalam surat?

Tidak wajib, tetapi jika anda selesa, anda boleh menyatakan alasan secara ringkas. Pastikan alasan tersebut disampaikan dengan cara yang positif dan profesional.

2. Bagaimana jika saya perlu mengundurkan diri serta-merta?

Jika keadaan memerlukan pengunduran diri tanpa notis, seperti masalah kesihatan, nyatakan dengan jelas dalam surat dan sertakan dokumen sokongan jika perlu. Namun, sedarilah bahawa ini mungkin melanggar kontrak dan boleh memberi implikasi tertentu.

3. Adakah saya perlu menawarkan bantuan dalam proses peralihan?

Menawarkan bantuan menunjukkan komitmen profesionalisme dan membantu mengekalkan hubungan baik dengan majikan.

4. Bolehkah saya menghantar surat resign melalui emel?

Ya, jika prosedur syarikat membenarkan. Pastikan emel ditulis dengan formal dan lampirkan surat pengunduran diri yang ditandatangani dalam format PDF.

5. Apakah yang perlu dilakukan jika majikan meminta saya untuk tinggal lebih lama daripada tempoh notis?

Pertimbangkan permintaan tersebut berdasarkan keadaan peribadi anda. Jika bersetuju, pastikan terdapat persetujuan bertulis mengenai lanjutan tempoh perkhidmatan.

Kesimpulan

Menulis surat pengunduran diri dengan profesional dan sopan adalah langkah penting dalam memastikan peralihan kerjaya berjalan lancar. Ia mencerminkan etika kerja yang baik dan membantu mengekalkan hubungan positif dengan majikan. Dengan mengikuti panduan dan contoh yang diberikan, anda dapat menyediakan surat resign yang memenuhi standard profesionalisme dan etika kerja.

Panggilan Tindakan: Jika anda sedang mempertimbangkan untuk mengundurkan diri, luangkan masa untuk merancang dan menulis surat pengunduran diri yang mencerm